Sistemas de Información desde una perspectiva funcional

Temas a tratar:

•      ¿Qué es un proceso de negocio? ¿Cómo se relacionan con los sistemas de información?
•      Tipos de sistemas de información.
•      ¿De qué manera y con qué herramientas se integran los sistemas de información?

     Como aprendimos en el post anterior: los sistemas de información garantizan a las empresas el manejo de su información con el fin de proporcionarles apoyo en la toma de decisiones y la ejecución de procesos de negocios.

     ¿Qué es un proceso de negocio?

     Es un conjunto de actividades que se realizan dentro de la organización, coordinación y orientación de una empresa con el fin de producir un producto o servicio.

Ejemplo: La compra de suministro a los proveedores de un empresa es un proceso de negocio.

     El desempeño de una empresa depende de qué tan bien estén diseñados y coordinados sus procesos de negocios.

     ¿Cómo mejoran los sistemas de información a los procesos de negocios?

• Hacen más eficiente los procesos existentes ya que automatizan los procesos manuales, por ejemplo, llevar la contabilidad en una empresa ya no se realiza mediante cuadernos, si no mediante sistemas que realizan las cuentas y llevan registros de la contabilidad de la empresa.
• Transforman o crean nuevos procesos de negocios que abarcan a la tecnologías de información (TI) que desarrollan el potencial de la empresa ya que gracias a estas se pueden realizar tareas como acceso a información por parte de más personas, realizar tareas simultáneamente y eliminar atrasos en la toma de decisiones.

     Tipos de Sistemas de Información empresarial:

     Los sistemas de información deben ajustarse según los distintos niveles, especialidades y trabajadores de una organización, es por esto que podemos ver los distintos tipos de S.I. desde dos puntos de vista, uno funcional, que dependerá de las actividades que se realizadas, y otra que dependerá de los grupos a los que se les presta servicio.

      Perspectiva funcional:

• Sistemas de ventas y marketing: orientados al apoyo en la venta de productos y servicios, es decir, los procesos de negocios tales como:
• Procesamiento de pedidos (Gerencia Operacional)
• Análisis de fijación de precios (Gerencia Intermedia)
• Pronóstico de las tendencias de ventas (Alta dirección)
• Sistemas de manufactura y producción: se relacionan con la planeación del desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones  de producción; establecimiento de las metas de producción; adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de la materia prima; programación de equipo y mano de obra, específicamente podemos verlos en:
• Sistemas que reflejan el estatus de las tareas de producción (Gerencia de operaciones)
• Análisis y vigilancia de costos y recursos de manufactura y producción (Gerencia Intermedia)
• Sistemas que reflejan metas de manufactura a largo plazo (Alta dirección)
• Sistemas financieros y contables: apoya las actividades de administración de finanzas de la empresa (activos financieros y flujos de fondos) generando información que sirve para:
• Proporcionar pronósticos a largo plazo del desempeño financiero (Alta dirección)
• Vigilar y controlar los recursos financieros de la empresa (Gerencia Intermedia)
• Seguimiento del flujo de fondos a través de transacciones (Gerencia de Operaciones)
• Sistemas de recursos humanos: dan apoyo en la identificación de empleados potenciales,  en los registros de los empleados existentes y en la creación de programas para adiestramiento del personal, estas funciones se pueden ver de la siguiente forma:
• Identificación de requerimientos en recursos humanos referente a las aptitudes necesarias para lograr los objetivos propuestos. (Alta dirección)
• Supervisión y análisis de reclutamiento, colocación y remuneración de personal (Gerencia Intermedia)
• Seguimiento de reclutamiento y colocación de personal (Gerencia de Operaciones)

     Perspectiva de los usuarios:

•      Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): generan información que permite dar seguimiento a transacciones elementales de la organización como órdenes de venta, nómina, pedidos, registros de empleados, entre otros; en general, operaciones internas y relaciones de la empresa con el exterior. Estos sistemas responden a:
• ¿Cuántos productos hay en existencia?
• ¿Qué ocurrió con el pago de la empresa XYZ?
• Sistemas de información gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones: están divididos de la siguiente forma:
• MIS: estos sistemas generan información sobre el estado actual de la organización, es decir, su desempeño con el fin de supervisar los resultados en intervalos de tiempo determinados (horas, semanas, meses) y así controlar las decisiones a mediano plazo. Estos sistemas responden:
• ¿Cómo está funcionando todo?
• DSS: apoyan a la gerencia intermedia cuando esta necesita tomar decisiones para problemas poco habituales, es decir que necesita una medida de acción que no está predefinida. Estos sistemas procesan grandes cantidades de datos provenientes de los MIS, TPS y fuentes externas con la finalidad de generar análisis sencillos para el usuario. Responden a:
• ¿Qué podemos hacer por el problema X?
• Sistema de apoyo a los ejecutivos: ayudan a la alta dirección a manejar problemas de largo plazo informando sobre el estado de la empresa tales como estados críticos para los cuales el ejecutivo debe tomar una decisión que se ejercerá a largo plazo. Generalmente se utiliza una interfaz Web que proporciona un informe personalizado. Estos sistemas responde a preguntas como:
• ¿Cuál es la tendencia de los costos a largo plazo?
• ¿Qué productos debemos diseñar en 5 años?

     Integración de los Sistemas de Información

     Si tenemos diferentes tipos de sistemas de información, ¿Cómo pueden estos trabajar en conjunto para el desarrollo de la empresa?

     Existen aplicaciones empresariales que se encargan de integrar distintas áreas funcionales para el manejo de la empresa como un todo.

• Sistemas Empresariales - Sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP): debido a que una empresa se divide en diferentes áreas de productividad, es necesario el uso de un sistema que unifique todos los datos pertinentes a cada área en una base de datos común con el propósito de facilitar el flujo de información entre estas para una mejor comunicación.

• Sistemas de administración de la cadena de suministros (SCM): se encargan del manejo de las relaciones entre los proveedores y las empresas, es decir, garantizan el desarrollo eficiente de las actividades que se realizan con los proveedores como realización de pedidos, producción, inventario y entrega, todo esto se realiza buscando invertir menos tiempo al costo más bajo posible. 

• Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM): se encargan de la administración de las relaciones entre la empresa y sus clientes captando información que ayuda a estas a identificar, atraer y conservar a los clientes más provechosos. Todo esto lo hacen mediante la integración de todos los procesos de negocios relacionados con el cliente y consolidando toda su información sobre este; esto mejora los servicios de atención y las campañas de marketing, ya que pueden conocer el tipo de clientes que atraen y sus necesidades.