Introducción a los Sistemas de Informacón

Temas a tratar:

• ¿Qué es un Sistema de Información?
• Actividades de los Sistemas de Información.
• Estructuras Organizacionales.
• Clasificación de los Sistemas de Información en función al apoyo a las organizaciones.

    A lo largo de la historia las empresas han buscado la forma de generar ingresos continuamente, estos conforman el objetivo principal de todo emprendedor y, a medida de que la empresa se vuelve mas compleja, esta necesita de herramientas que la ayuden a crecer. Estas herramientas van evolucionando junto con las necesidades de las organizaciones y actualmente toda empresa que se enfrente a la toma de decisiones en desarrollos de nuevos productos, ventajas competitivas, optimización de productos y servicios, entre otros, necesita de un sistema que la ayude a encaminar su desarrollo en pro al éxito.

     Los sistemas de información son hoy en día la mejor herramienta que un ejecutivo o gerente puede adquirir para lograr la excelencia necesaria para la organización que representan, entonces ¿Qué es un sistema de información? ¿Qué actividades realiza para el mejoramiento de la toma de decisiones?

     Inicialmente debemos definir qué es un sistema. Un sistema en general es un conjunto de partes que interactúan entre ellas para cumplir un objetivo dentro de un ambiente. Si embargo, también es necesario tener clara la definición de información, esta no es más que el procesamiento de un conjunto de datos que por separado no tienen ningún significado, pero juntos generan un mensaje de importancia. 

     Ahora bien, teniendo en cuenta estas definiciones podemos decir que un sistema de información es un conjunto de componentes que interactúan entre sí con el fin  de generar información relevante para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización.

     El funcionamiento de un sistema de información está centrado en tres actividades ubicadas en un entorno que les proporciona los datos necesarios, los cuales generan la información requerida para la toma de decisiones, control de operaciones, análisis de problemas y creación de nuevos productos y servicios.

     Las tres actividades básicas son: la entrada de datos provenientes de clientes, accionistas, proveedores y otros participantes de la organización; luego, el procesamiento es la actividad que transforma los datos ingresados en información mediante distintos procesos como clasificación, cálculo y ordenamiento de los mismos; y la tercera actividad se basa en la salida de esta información que será utilizada para la toma de decisiones de la organización. La información generada por la salida del sistema se devuelve a la primera actividad para ser evaluada y así tomar en cuenta nuevos retos para la empresa, a esto se le llama retroalimentación. Estas actividades están enmarcadas por un entorno, es decir, la organización misma.

     Teniendo claro qué es y cómo esta conformado un sistema de información, nos podemos preguntar ¿De qué le sirve a una empresa? Según la experiencia de diversas organizaciones, un sistema de información les da valor, ya que crea soluciones integrando la organización, la administración y la tecnología de las mismas.

     Esta estructura organizacional está encabezada por la alta dirección, la cual se encarga de tomar las decisiones estratégicas de la empresa, es decir puntualiza los objetivos y los procedimientos que se deben realizar para las actividades que se desean realizar. Luego, encontramos la gerencia intermedia, quien se encarga del desarrollo de los objetivos y procedimientos planteados por la alta dirección, es decir, representa la táctica de la empresa. Por último, está la gerencia de operaciones, que se encarga de la supervisión y control de las actividades cotidianas y procesos de la empresa.

     La administración y la tecnología son otros aspectos importantes de una empresa en donde un sistema de información se hace presente para la creación de soluciones; la primera se encarga del manejo de los recursos para dar forma al nuevo conocimiento e información generada, y la segunda, forma parte de las herramientas que los gerentes usan para el desarrollo de nuevas metas. La tecnología más que una herramienta es una necesidad a la hora de implementar las soluciones, ya que día a día surgen problemas donde se requieren de nuevos instrumentos como software y hardware de cómputo, tecnologías de administración de datos, y conectividad de redes y telecomunicación.

     Existen diferentes tipos de sistemas de información que se clasifican en función al apoyo que le brindan a una organización.

   
     Empezando por el último escalón de la jerarquía, tenemos el sistema de procesamiento de operaciones (TPS), la cual se encarga de la automatización de las tareas de la organización, es decir, es la entrada y salida de información que será de utilidad para esta; aquí se encuentran los trabajadores que utilizan herramientas para registrar información de relevancia.

     Luego, seguimos con el sistema de información gerencial (MIS) en donde se desarrollan soluciones a nivel operacional utilizando reportes breves como apoyo a gerentes de rango medio para el control, supervisión y seguimiento de las operaciones de la organización.

     Seguidamente, el sistema de soporte a decisiones (DSS) se encarga del apoyo para los gerentes que necesitan evaluar una decisión basándose en diferentes estudios y reportes que le ofrecerán una visión amplia de la evaluación y la estimación de alternativas que servirán como solución a algún problema o reto dentro la empresa.

     Por último, el sistema de información ejecutiva (EIS) en donde el ejecutivo perteneciente a la alta dirección puede informarse del panorama completo de la organización o de un área en especifico. Esto lo hace mediante interfaces gráficas que generan informes completos dejando ver qué áreas están cumpliendo con los objetivos propuestos y cuáles no, con el fin de establecer nuevas estrategias y plan de acción.

     Para finalizar, de toda esta información podemos observar la gran ventaja que da un sistema de información a una empresa ya que, al tomarlo en cuenta como una herramienta de desarrollo se están incrementando los ingresos y/o reduciendo costos gracias a que ayudan a los ejecutivos y gerentes a tomar las mejores decisiones basándose en la información que generan estos sistemas.