Sistemas de Información desde una perspectiva funcional

Temas a tratar:

•      ¿Qué es un proceso de negocio? ¿Cómo se relacionan con los sistemas de información?
•      Tipos de sistemas de información.
•      ¿De qué manera y con qué herramientas se integran los sistemas de información?

     Como aprendimos en el post anterior: los sistemas de información garantizan a las empresas el manejo de su información con el fin de proporcionarles apoyo en la toma de decisiones y la ejecución de procesos de negocios.

     ¿Qué es un proceso de negocio?

     Es un conjunto de actividades que se realizan dentro de la organización, coordinación y orientación de una empresa con el fin de producir un producto o servicio.

Ejemplo: La compra de suministro a los proveedores de un empresa es un proceso de negocio.

     El desempeño de una empresa depende de qué tan bien estén diseñados y coordinados sus procesos de negocios.

     ¿Cómo mejoran los sistemas de información a los procesos de negocios?

• Hacen más eficiente los procesos existentes ya que automatizan los procesos manuales, por ejemplo, llevar la contabilidad en una empresa ya no se realiza mediante cuadernos, si no mediante sistemas que realizan las cuentas y llevan registros de la contabilidad de la empresa.
• Transforman o crean nuevos procesos de negocios que abarcan a la tecnologías de información (TI) que desarrollan el potencial de la empresa ya que gracias a estas se pueden realizar tareas como acceso a información por parte de más personas, realizar tareas simultáneamente y eliminar atrasos en la toma de decisiones.

     Tipos de Sistemas de Información empresarial:

     Los sistemas de información deben ajustarse según los distintos niveles, especialidades y trabajadores de una organización, es por esto que podemos ver los distintos tipos de S.I. desde dos puntos de vista, uno funcional, que dependerá de las actividades que se realizadas, y otra que dependerá de los grupos a los que se les presta servicio.

      Perspectiva funcional:

• Sistemas de ventas y marketing: orientados al apoyo en la venta de productos y servicios, es decir, los procesos de negocios tales como:
• Procesamiento de pedidos (Gerencia Operacional)
• Análisis de fijación de precios (Gerencia Intermedia)
• Pronóstico de las tendencias de ventas (Alta dirección)
• Sistemas de manufactura y producción: se relacionan con la planeación del desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones  de producción; establecimiento de las metas de producción; adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales de la materia prima; programación de equipo y mano de obra, específicamente podemos verlos en:
• Sistemas que reflejan el estatus de las tareas de producción (Gerencia de operaciones)
• Análisis y vigilancia de costos y recursos de manufactura y producción (Gerencia Intermedia)
• Sistemas que reflejan metas de manufactura a largo plazo (Alta dirección)
• Sistemas financieros y contables: apoya las actividades de administración de finanzas de la empresa (activos financieros y flujos de fondos) generando información que sirve para:
• Proporcionar pronósticos a largo plazo del desempeño financiero (Alta dirección)
• Vigilar y controlar los recursos financieros de la empresa (Gerencia Intermedia)
• Seguimiento del flujo de fondos a través de transacciones (Gerencia de Operaciones)
• Sistemas de recursos humanos: dan apoyo en la identificación de empleados potenciales,  en los registros de los empleados existentes y en la creación de programas para adiestramiento del personal, estas funciones se pueden ver de la siguiente forma:
• Identificación de requerimientos en recursos humanos referente a las aptitudes necesarias para lograr los objetivos propuestos. (Alta dirección)
• Supervisión y análisis de reclutamiento, colocación y remuneración de personal (Gerencia Intermedia)
• Seguimiento de reclutamiento y colocación de personal (Gerencia de Operaciones)

     Perspectiva de los usuarios:

•      Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): generan información que permite dar seguimiento a transacciones elementales de la organización como órdenes de venta, nómina, pedidos, registros de empleados, entre otros; en general, operaciones internas y relaciones de la empresa con el exterior. Estos sistemas responden a:
• ¿Cuántos productos hay en existencia?
• ¿Qué ocurrió con el pago de la empresa XYZ?
• Sistemas de información gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones: están divididos de la siguiente forma:
• MIS: estos sistemas generan información sobre el estado actual de la organización, es decir, su desempeño con el fin de supervisar los resultados en intervalos de tiempo determinados (horas, semanas, meses) y así controlar las decisiones a mediano plazo. Estos sistemas responden:
• ¿Cómo está funcionando todo?
• DSS: apoyan a la gerencia intermedia cuando esta necesita tomar decisiones para problemas poco habituales, es decir que necesita una medida de acción que no está predefinida. Estos sistemas procesan grandes cantidades de datos provenientes de los MIS, TPS y fuentes externas con la finalidad de generar análisis sencillos para el usuario. Responden a:
• ¿Qué podemos hacer por el problema X?
• Sistema de apoyo a los ejecutivos: ayudan a la alta dirección a manejar problemas de largo plazo informando sobre el estado de la empresa tales como estados críticos para los cuales el ejecutivo debe tomar una decisión que se ejercerá a largo plazo. Generalmente se utiliza una interfaz Web que proporciona un informe personalizado. Estos sistemas responde a preguntas como:
• ¿Cuál es la tendencia de los costos a largo plazo?
• ¿Qué productos debemos diseñar en 5 años?

     Integración de los Sistemas de Información

     Si tenemos diferentes tipos de sistemas de información, ¿Cómo pueden estos trabajar en conjunto para el desarrollo de la empresa?

     Existen aplicaciones empresariales que se encargan de integrar distintas áreas funcionales para el manejo de la empresa como un todo.

• Sistemas Empresariales - Sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP): debido a que una empresa se divide en diferentes áreas de productividad, es necesario el uso de un sistema que unifique todos los datos pertinentes a cada área en una base de datos común con el propósito de facilitar el flujo de información entre estas para una mejor comunicación.

• Sistemas de administración de la cadena de suministros (SCM): se encargan del manejo de las relaciones entre los proveedores y las empresas, es decir, garantizan el desarrollo eficiente de las actividades que se realizan con los proveedores como realización de pedidos, producción, inventario y entrega, todo esto se realiza buscando invertir menos tiempo al costo más bajo posible. 

• Sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM): se encargan de la administración de las relaciones entre la empresa y sus clientes captando información que ayuda a estas a identificar, atraer y conservar a los clientes más provechosos. Todo esto lo hacen mediante la integración de todos los procesos de negocios relacionados con el cliente y consolidando toda su información sobre este; esto mejora los servicios de atención y las campañas de marketing, ya que pueden conocer el tipo de clientes que atraen y sus necesidades. 

Introducción a los Sistemas de Informacón

Temas a tratar:

• ¿Qué es un Sistema de Información?
• Actividades de los Sistemas de Información.
• Estructuras Organizacionales.
• Clasificación de los Sistemas de Información en función al apoyo a las organizaciones.

    A lo largo de la historia las empresas han buscado la forma de generar ingresos continuamente, estos conforman el objetivo principal de todo emprendedor y, a medida de que la empresa se vuelve mas compleja, esta necesita de herramientas que la ayuden a crecer. Estas herramientas van evolucionando junto con las necesidades de las organizaciones y actualmente toda empresa que se enfrente a la toma de decisiones en desarrollos de nuevos productos, ventajas competitivas, optimización de productos y servicios, entre otros, necesita de un sistema que la ayude a encaminar su desarrollo en pro al éxito.

     Los sistemas de información son hoy en día la mejor herramienta que un ejecutivo o gerente puede adquirir para lograr la excelencia necesaria para la organización que representan, entonces ¿Qué es un sistema de información? ¿Qué actividades realiza para el mejoramiento de la toma de decisiones?

     Inicialmente debemos definir qué es un sistema. Un sistema en general es un conjunto de partes que interactúan entre ellas para cumplir un objetivo dentro de un ambiente. Si embargo, también es necesario tener clara la definición de información, esta no es más que el procesamiento de un conjunto de datos que por separado no tienen ningún significado, pero juntos generan un mensaje de importancia. 

     Ahora bien, teniendo en cuenta estas definiciones podemos decir que un sistema de información es un conjunto de componentes que interactúan entre sí con el fin  de generar información relevante para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización.

     El funcionamiento de un sistema de información está centrado en tres actividades ubicadas en un entorno que les proporciona los datos necesarios, los cuales generan la información requerida para la toma de decisiones, control de operaciones, análisis de problemas y creación de nuevos productos y servicios.

     Las tres actividades básicas son: la entrada de datos provenientes de clientes, accionistas, proveedores y otros participantes de la organización; luego, el procesamiento es la actividad que transforma los datos ingresados en información mediante distintos procesos como clasificación, cálculo y ordenamiento de los mismos; y la tercera actividad se basa en la salida de esta información que será utilizada para la toma de decisiones de la organización. La información generada por la salida del sistema se devuelve a la primera actividad para ser evaluada y así tomar en cuenta nuevos retos para la empresa, a esto se le llama retroalimentación. Estas actividades están enmarcadas por un entorno, es decir, la organización misma.

     Teniendo claro qué es y cómo esta conformado un sistema de información, nos podemos preguntar ¿De qué le sirve a una empresa? Según la experiencia de diversas organizaciones, un sistema de información les da valor, ya que crea soluciones integrando la organización, la administración y la tecnología de las mismas.

     Esta estructura organizacional está encabezada por la alta dirección, la cual se encarga de tomar las decisiones estratégicas de la empresa, es decir puntualiza los objetivos y los procedimientos que se deben realizar para las actividades que se desean realizar. Luego, encontramos la gerencia intermedia, quien se encarga del desarrollo de los objetivos y procedimientos planteados por la alta dirección, es decir, representa la táctica de la empresa. Por último, está la gerencia de operaciones, que se encarga de la supervisión y control de las actividades cotidianas y procesos de la empresa.

     La administración y la tecnología son otros aspectos importantes de una empresa en donde un sistema de información se hace presente para la creación de soluciones; la primera se encarga del manejo de los recursos para dar forma al nuevo conocimiento e información generada, y la segunda, forma parte de las herramientas que los gerentes usan para el desarrollo de nuevas metas. La tecnología más que una herramienta es una necesidad a la hora de implementar las soluciones, ya que día a día surgen problemas donde se requieren de nuevos instrumentos como software y hardware de cómputo, tecnologías de administración de datos, y conectividad de redes y telecomunicación.

     Existen diferentes tipos de sistemas de información que se clasifican en función al apoyo que le brindan a una organización.

   
     Empezando por el último escalón de la jerarquía, tenemos el sistema de procesamiento de operaciones (TPS), la cual se encarga de la automatización de las tareas de la organización, es decir, es la entrada y salida de información que será de utilidad para esta; aquí se encuentran los trabajadores que utilizan herramientas para registrar información de relevancia.

     Luego, seguimos con el sistema de información gerencial (MIS) en donde se desarrollan soluciones a nivel operacional utilizando reportes breves como apoyo a gerentes de rango medio para el control, supervisión y seguimiento de las operaciones de la organización.

     Seguidamente, el sistema de soporte a decisiones (DSS) se encarga del apoyo para los gerentes que necesitan evaluar una decisión basándose en diferentes estudios y reportes que le ofrecerán una visión amplia de la evaluación y la estimación de alternativas que servirán como solución a algún problema o reto dentro la empresa.

     Por último, el sistema de información ejecutiva (EIS) en donde el ejecutivo perteneciente a la alta dirección puede informarse del panorama completo de la organización o de un área en especifico. Esto lo hace mediante interfaces gráficas que generan informes completos dejando ver qué áreas están cumpliendo con los objetivos propuestos y cuáles no, con el fin de establecer nuevas estrategias y plan de acción.

     Para finalizar, de toda esta información podemos observar la gran ventaja que da un sistema de información a una empresa ya que, al tomarlo en cuenta como una herramienta de desarrollo se están incrementando los ingresos y/o reduciendo costos gracias a que ayudan a los ejecutivos y gerentes a tomar las mejores decisiones basándose en la información que generan estos sistemas.